Base imponible y contabilidad
El Impuesto sobre Sociedades está muy vinculado con la contabilidad, tanto es así que para determinar la base imponible de este impuesto debe partirse del resultado contable. En el artículo 10.3 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades (LIS) se indica que la base imponible se calculará, corrigiendo, mediante la aplicación de los preceptos establecidos en la LIS, el resultado contable determinado de acuerdo con las normas previstas en el Código de Comercio, en las demás leyes relativas a dicha determinación y en las disposiciones que se dicten en desarrollo de las citadas normas. Por tanto, aquellos aspectos que no estén regulados en la LIS no serán objeto de corrección y se integrarán en la base imponible en la forma prevista por la normativa contable.
Otro ejemplo de la importancia de la contabilidad en el Impuesto sobre Sociedades es el artículo 11.3 LIS, que dispone que para que un gasto sea deducible es necesario que esté contabilizado. En concreto indica que no serán fiscalmente deducibles los gastos que no se hayan imputado contablemente en la cuenta de pérdidas y ganancias o en una cuenta de reservas si así lo establece una norma legal o reglamentaria, a excepción de lo previsto respecto de los elementos patrimoniales que puedan amortizarse libremente o de forma acelerada y demás supuestos en los que la normativa expresamente indique que no es necesaria su imputación contable.
Una vez que se hayan realizado los ajustes fiscales al resultado contable que se indiquen en la LIS, el importe resultante deberá minorarse por la compensación de bases imponibles negativas de períodos impositivos anteriores, para determinar la base imponible que deberá declararse en la correspondiente autoliquidación.
Con carácter general, la base imponible se determinará por el método de estimación directa, es decir, partiendo de la contabilidad, si bien deberá aplicarse el método de estimación objetiva (signos, índices o módulos) cuando la LIS determine su aplicación y subsidiariamente, el de estimación indirecta, de conformidad con la Ley 58/2003 General Tributaria que indica que se aplicará cuando la Administración tributaria no pueda disponer de los datos necesarios para la determinación completa de la base imponible.
Llevanza de la contabilidad
El artículo 120 LIS indica que los contribuyentes de este impuesto deberán llevar su contabilidad, de acuerdo con lo previsto en el Código de Comercio o con lo establecido en las normas por las que se rigen. Por tanto, todos los contribuyentes, incluidos los que no tienen la consideración de empresa, están obligados a llevar contabilidad en la forma que se disponga en las normas por las que se rigen o en su defecto por el Código de Comercio.
En todo caso, las entidades parcialmente exentas llevarán su contabilidad de tal forma que permita identificar los ingresos y gastos correspondientes a las rentas exentas y no exentas.
El Código de Comercio indica que todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las Leyes o disposiciones especiales, un Libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario.
En cuanto a la forma de llevanza de la contabilidad el artículo 29.1 del Código de Comercio, expone que todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables. No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la Ley, el Reglamento o la práctica mercantil de general aplicación.
Libros obligatorios
La norma mercantil exige la llevanza de los siguientes libros de contabilidad:
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.
Libro Diario: En él se registrarán día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al trimestre, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate.
Al cierre del ejercicio, el empresario deberá formular las cuentas anuales de su empresa, que deben redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, de conformidad con las disposiciones legales. A tal efecto, en la contabilización de las operaciones se atenderá a su realidad económica y no sólo a su forma jurídica.
Las Cuentas Anuales, reguladas en el artículo 34 del Código de Comercio, comprenderán los siguientes documentos que forman una unidad:
Balance: En él figurarán de forma separada el activo, el pasivo y el patrimonio neto. El activo comprenderá con la debida separación el activo fijo o no corriente y el activo circulante o corriente. En el pasivo se diferenciarán con la debida separación el pasivo no corriente y el pasivo circulante o corriente. En el patrimonio neto se diferenciarán, al menos, los fondos propios de las restantes partidas que lo integran.
Cuenta de pérdidas y ganancias: Recogerá el resultado del ejercicio, separando debidamente los ingresos y los gastos imputables al mismo, y distinguiendo los resultados de explotación, de los que no lo sean.
Estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio: Cuenta con dos partes. La primera reflejará exclusivamente los ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa durante el ejercicio, distinguiendo entre los reconocidos en la cuenta de pérdidas y ganancias y los registrados directamente en el patrimonio neto. La segunda contendrá todos los movimientos habidos en el patrimonio neto, incluidos los procedentes de transacciones realizadas con los socios o propietarios de la empresa cuando actúen como tales. También se informará de los ajustes al patrimonio neto debidos a cambios en criterios contables y correcciones de errores.
Estado de flujos de efectivo: Pondrá de manifiesto, debidamente ordenados y agrupados por categorías o tipos de actividades, los cobros y los pagos realizados por la empresa, con el fin de informar acerca de los movimientos de efectivo producidos en el ejercicio.
Memoria: Permite completar, ampliar y comentar la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales.
En la Tercera parte del Plan General de Contabilidad aprobado por Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, se contienen las normas de elaboración de las Cuentas Anuales.
Conservación de libros
El artículo 30 del Código de Comercio establece que los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
Este plazo, no coincide con el de prescripción (4 años) del derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación, por lo que puede ocurrir que el derecho de la Administración para regularizar un impuesto esté prescrito, pero todavía el empresario deba conservar los libros de contabilidad y demás documentación relacionada con los mismos.
Por otra parte, debe tenerse en cuenta que las comprobaciones e investigaciones podrán extenderse a ejercicios prescritos cuando los hechos surtan efectos fiscales en períodos no prescritos (art. 115 LGT) y que, en el caso de la compensación o deducción de determinados créditos fiscales, la Administración dispondrá de 10 años para comprobar la procedencia de la compensación o deducción originada (art. 66 bis.2 LGT).
El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber de conservación de los libros y documentos contables, y si hubiese fallecido, el deber de conservación recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido.
Consejo: Cuando existe la obligación de llevar contabilidad, cumplirla es de vital importancia. No es solo que una empresa que no tiene gestionados sus ingresos y gastos lo tenga muy complicado para tomar decisiones; es que, además, incumplir esta obligación puede acarrear sanciones. Según el artículo 283 de la Ley de Sociedades de Capital, no presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil, dará lugar a la imposición de una multa de entre 1.200 y 60.000 euros. Si el volumen de facturación de la entidad incumplidora supera los 6 millones de euros anuales, la multa puede llegar hasta los 300.000 euros. Por tanto, incumplir la obligación puede llegar a salir muy caro.